Die VK Baden-Württemberg schließt sich mit ihrer aktuellen Entscheidung der Ansicht der VK Bund (VK 2-57/21) an. Demnach haben öffentliche Auftraggeber hohe Anforderungen an die Dokumentationspflicht bei mündlichen Bieterpräsentationen zu erfüllen.
Ein Auftraggeber schrieb Dienstleistungen im Wege eines offenen Verfahrens aus. Das Verfahren war in zwei Stufen unterteilt, das schriftliche Angebot und die mündliche Präsentation. Ein ausgeschlossener Bieter rügte, dass der Auftraggeber die durchgeführte Präsentation entgegen § 9 Abs. 2 VgV unzureichend dokumentierte.
Die VK Baden-Württemberg gab dem Bieter Recht. Zwar haben Auftraggeber in der Bewertung einen gewissen Beurteilungsspielraum, jedoch trifft sie die Pflicht, das Vergabeverfahren ausreichend zu dokumentieren. Nur so ist, sichergestellt, dass Wertungsentscheidungen im Nachhinein überprüfbar sind. Dafür müssen konkrete Entscheidungsgründe anhand des jeweils anwendbaren Kriteriums dargelegt werden. Vorliegend lagen Abweichungen einzelner Protokolle und weitere Beurteilungsfehler vor. Daher ging die unzureichende Dokumentation zu Lasten des Auftraggebers.
Für die Praxis bedeutet das: Insbesondere mündliche Bieterpräsentationen müssen in einem Umfang dokumentiert werden, der den Nachprüfungsinstanzen eine nachvollziehbare Überprüfung des Wertungsvorgangs ermöglicht. Andernfalls sind Bieter in ihren Rechten verletzt. Es empfiehlt sich u.a., ein einheitliches, von allen Beteiligten unterzeichnetes Protokoll zu erstellen.