Die Covid-19-Pandemie hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Ausführung von Reinigungsleistungen. Das gilt insbesondere für die Reinigung im Klinik- und Pflegebereich, wo die Hygienepläne häufig erhöhte Anforderungen an Personal und Dienstleister stellen. Unternehmen verzeichnen erhebliche Mehrkosten. Sie müssen Schutzmasken beschaffen und Schnelltests bei ihrem Personal durchführen, zusätzliche Reinigungsschritte durchführen und weitere Vorkehrungen zur Eindämmung der Pandemie treffen.
Was viele Auftraggeber nicht wissen: Auch die Löhne steigen. Denn nach § 10, Ziff. 1.2 des Rahmentarifvertrags für die gewerblich Beschäftigten in der Gebäudereinigung vom 31.10.2019 haben Arbeitnehmer Anspruch auf einen Erschwerniszuschlag in Höhe von 10 % für Arbeiten, bei denen eine vorgeschriebene Atemschutzmaske verwendet wird.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat nun mit Rundschreiben vom 04.11.2020 darauf hingewiesen, wie mit den COVID-19-bedingten Mehrkosten in öffentlichen Reinigungsdienstleistungsaufträgen umzugehen ist.
Das Bayrische Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr hat die Hinweise des Bundesministeriums mit Ausnahme des Bundeshochbaus übernommen (Rundschreiben vom 04.12.2020 – AZ IB6-20609/014). Zudem hat es den kommunalen Auftraggebern in Bayern empfohlen, entsprechend zu verfahren (Schreiben vom 18.12.2020 – AZ B3-1512-30-106)Rundschreiben vom 04.12.2020 – AZ IB6-20609/014. Es ist damit zu rechnen, dass sich weitere Bundesländer anschließen.
Was regelt das Rundschreiben des BMWi?
Wegen der Covid-19-Pandemie müssen Auftragnehmer regelmäßige Zusatzaufwendungen aufbringen, die zu höheren Kosten führen. Darunter fallen zum einen unmittelbare zusätzliche persönliche Hygienemaßnahmen, wie etwa
- Lokale Desinfektionsvorrichtungen
- Hygienebedingte persönliche Schutzausstattung sowie
- Hygiene- und Desinfektionsmittel.
Zum anderen betrifft dies die Hygiene unterstützende Maßnahmen, wie insbesondere
- Hinweise und Warntafeln
- Mehraufwand (z.B. durch Anmietung) von Fahrzeugen für den Personentransport zum Reinigungsobjekt und
- Mehraufwendungen für Fahrten.
Der den Reinigungsverträgen zugrundeliegende Kooperationsgedanke verlangt hier nach Ansicht des BMWi einen angemessenen Interessenausgleich in der COVID-19-bedingten Ausnahmesituation. Daher werden die jeweiligen Aufwendungen kostenmäßig im Grundsatz als Maßnahmen im Sinne von § 2 VOL/B angesehen.
Unterscheidung zwischen bestehenden und künftigen Verträgen
Es muss jedoch wie folgt differenziert werden:
In bestehenden Verträgen sind die pandemiebedingten Mehrkosten regelmäßig nach § 2 Nr. 3 VOL/B zu erstatten. Die zusätzlichen Hygiene- und Gesundheitsschutzmaßnahmen müssen dafür in unmittelbaren Zusammenhang mit der vertragsgemäßen Erfüllung stehen. Zu beachten sind dabei die Regelungen zur Änderung laufender Verträge (§ 132 GWB, § 47 UVgO).
In zukünftigen Vergabeverfahren ist in den Unterlagen anzugeben, ob die pandemiebedingten Mehrkosten gesondert vergütet werden oder kalkulatorisch bereits im Angebot zu berücksichtigen sind.
Müssen die Mehrkosten laut Vergabeunterlagen nicht bereits in das Angebot einkalkuliert werden, dürfen sie aus dem Preiswettbewerb des Verfahrens ausgenommen werden. Der spätere Auftragnehmer darf pandemiebedingte Kosten dann nach ihrer Entstehung mittels Nachweises vom öffentlichen Auftraggeber ersetzt verlangen. Ein entsprechendes Formblatt („COVID-19 bedingte Mehrkosten“) ist den Vergabeunterlagen beizufügen.
In laufenden Vergabeverfahren muss das Formblatt den Bietern nachträglich übersandt werden, sofern die Mehrkosten nicht Teil des Preiswettbewerbs sind.
Das Formblatt ist dagegen nicht zu verwenden, wenn die Bieter die Kosten aufgrund entsprechender Kalkulationsvorgaben in den Vergabeunterlagen bereits in ihrem Angebot einkalkulieren müssen. Diesbezügliche Nachtragsforderungen sind dann ausgeschlossen.
Ist die Angebotsfrist noch nicht abgelaufen, sollten die Bieter zudem die Möglichkeit erhalten, unter Berücksichtigung des Formblatts ihre Preiskalkulation neu zu gestalten. Auch dies gilt jedoch nur, wenn nicht schon entsprechende Regelungen hierzu in den Vergabe- und Vertragsunterlagen enthalten sind.
Überbrückungshilfen anzurechnen
Eine wichtige Einschränkung macht das BMWi aber noch: Eine Erstattung pandemiebedingter Mehrkosten ist grundsätzlich nur möglich, wenn der Unternehmer keine Überbrückungshilfe zur Bewältigung der Pandemie erhalten hat, da ansonsten eine Doppelkompensation entstehen würde.