Auftraggeber müssen die Angebotswertung eingehend dokumentieren, um ihre Vergabeentscheidungen transparent zu machen (§ 8 Abs. 1 S. 2 VgV). Für die Nachprüfungsinstanzen ist die Angebotswertung nur dann nachvollziehbar, wenn der Auftraggeber die Gründe für die Auswahlentscheidung und den Zuschlag vollständig dokumentiert.
Inhaltsleere Formeln reichen zur Begründung nicht aus
Dies gilt insbesondere dann, wenn der Auftraggeber eine Bewertungsmethode für den Preis wählt, der kaum oder nur enge Ausgleichsmöglichkeiten für qualitative Unterschiede bietet. In diesem Fall muss der Auftraggeber seine Erwägungen für die Zuschlagserteilung in allen Schritten eingehend dokumentieren, sodass die Nachprüfungsinstanzen nachvollziehen können, welche konkreten Qualitätsaspekte mit welchem Gewicht in die Benotung einfließen. Der Auftraggeber muss dabei auch darlegen, weshalb ein Bieter weniger als die mögliche Höchstpunktzahl erhalten hat.
Nicht ausreichend sind lediglich formelhafte Wiederholungen der wichtigsten Konzeptinhalte eines Angebots, verbunden mit der Feststellung, diese seien weder über- noch unterdurchschnittlich.