Ein elektronischer Vergabevermerk darf nicht fortgeschrieben werden, indem einzelne Bestandteile überschrieben oder gelöscht werden. Dies hat das OLG Düsseldorf mit Beschluss vom 10.08.2011 (VII-Verg 36/11) entschieden.
Die Vergabestelle legte einen elektronischen Vergabevermerk an. Diesen schrieb sie im Laufe des Verfahrens fort, indem sie einzelne Bestandteile überschrieb oder löschte. Zu Unrecht, wie der Vergabesenat nun entschied.
Entscheidungen müssen nachträglich überprüfbar sein
Im Vergabevermerk muss das Vergabeverfahren Schritt für Schritt und in den einzelnen Stufen nachvollziebar beschrieben werden. Dies schließt ein Überschreiben oder Löschen einzelner Inhalte aus. Die Dokumentation ist eine wesentliche Verfahrenspflicht des Auftraggebers. Eine effektive Kontrolle der im Vergabeverfahren getroffenen Entscheidungen ist nicht mehr möglich, wenn Teile des Vergabevermerks überschrieben oder gelöscht werden.
Beschwer erforderlich
Auf Dokumentationsmängel können sich Bieter jedoch nur berufen, wenn sich diese nachteilig auf ihre Rechtsstellung ausgewirkt haben.