Eine öffentliche Auftraggeberin schrieb die Lieferung und Montage von Einbaumöbeln in einem offenen Verfahren europaweit aus. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Eine Bieterin gab ein ungewöhnlich niedriges Angebot ab. Die Auftraggeberin forderte sie daher zur Aufklärung auf. Nachdem sie keine Rückmeldung erhielt, schloss sie das Angebot der Bieterin aus. Die Bieterin war dagegen davon überzeugt, dass sie das Aufklärungsschreiben über die Vergabeplattform versendete und, dass die Fristversäumnis bei der Preisaufklärung nicht sofort, ohne Nachfrage und Nachfristsetzung zu einem Ausschluss führen könne.
Die VK Westfallen entschied, dass die öffentliche Auftraggeberin die Bieterin gemäß § 15 Abs. 2 EU VOB/A vom Vergabeverfahren ausschließen durfte. Ein Angebot ist wie vorliegend auszuschließen, wenn der Bieter die Frist verstreichen lässt oder nicht einhält. Der öffentliche Auftraggeber muss nach der Fristversäumnis des Bieters insbesondere keine weiteren Aufklärungsversuche tätigen.
Bei technischen Schwierigkeiten ist lediglich zu beurteilen, aus welcher Sphäre sie stammen. Auftraggebern darf kein grundsätzliches Organisationsverschulden unterstellt werden. Dies gilt selbst dann, wenn die zu nutzende Plattform vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird. Denn das Übermittlungsrisiko, wie das Hochladen und Versenden eines Dokuments, liegt üblicherweise beim Absender. Vorliegend konnte die Bieterin nicht nachweisen, dass das Dokument hochgeladen und versendet wurde z.B. durch einen Screenshot. Daher war das Angebot zwingend auszuschließen.