Wer sich an einem Vergabeverfahren beteiligt, muss sich selbst um Softwareupdates kümmern. Das hat die Vergabekammer Südbayern in einem aktuellen Beschluss festgestellt. Ein Bieter hatte kurz vor Ablauf der Angebotsfrist versucht, sein Angebot über die elektronische Plattform abzugeben. Wegen technischer Probleme sah er davon ab und reichte das Angebot stattdessen per E-Mail ein. Diese E-Mail kam zu spät und wurde vom öffentlichen Auftraggeber nicht mehr beachtet.
Zu Recht meint die Vergabekammer. Denn die Probleme bei der Abgabe des Angebots wurden durch eine fünf Jahre alte Software des Bieters hervorgerufen, was in seiner Risikosphäre liege. Der öffentliche Auftraggeber hatte sogar im Handbuch zur Plattform auf die Notwendigkeit aktueller Software hingewiesen, ohne dass der Bieter dieses – trotz Problemen – zu Rate zog.
Der öffentliche Auftraggeber hätte überhaupt nicht auf die Notwendigkeit der Installation von Softwareupdates hinweisen müssen. Von einem Unternehmen, das sich an EU-weiten Vergabeverfahren beteiligt, könnten Kenntnisse über den Zusammenhang von Updates und Funktionseinbußen bei Computerprogrammen erwartet werden.
Bieter sollten daher regelmäßig ihre Software aktualisieren und zwar am besten, bevor in Vergabeverfahren die heiße Angebotsphase beginnt. Oder in den Worten der Vergabekammer: „Es wäre blauäugig zu meinen, dass eine einmal installierte Software für Jahre vollumfänglich funktionsfähig bliebe.“