Auftraggeber haben nach der VOL/A ein Ermessen bei der Entscheidung, ob sie fehlende Erklärungen und Nachweise nachfordern. Die Gründe für die Entscheidung müssen sorgfältig dokumentiert werden (OLG Düsseldorf, 02.05.2012, VII-Verg 68/11).
Ermessensentscheidung des Auftraggebers
Anders als nach § 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/A, steht es nach § 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 19 Abs. 2 EG VOL/A im Ermessen des Auftraggebers, ob er fehlende Erklärungen und Nachweise des Bieters nachfordert.
Ermessensentscheidung sorgfältig zu dokumentieren
Bisweilen nehmen Auftraggeber diese Ermessensentscheidungen vorweg und bestimmen, dass Angebote, denen Nachweise oder Erklärungen fehlen, in jedem Falle ausgeschlossen werden. So vermeiden sie eine aufwendige Nachforderung von Unterlagen. Der Vergabesenat stellt nun klar, dass die Gründe für eine solche Entscheidung sorgfältig zu dokumentieren sind. Geschieht dies nicht, liegt die Vermutung nahe, dass der Auftraggeber sich keine Gedanken bei der Ermessensausübung gemacht hat. In diesem Fall ist die generelle Ablehnung einer Nachforderung fehlender Nachweise und Erklärungen fehlerhaft.